Citra Diri, Edisi Jumat , 19 Maret 2010

Talk Show Citra Diri
bersama : Linda Hevira (Uni Djan Training Bukittinggi)
dan : Indria Flowerina (Trainer dan Dosen Inter Studi Jakarta)
tema : Etiket dalam Bertelepon

• Pengertian bertelepon

Bertelepon adalah proses komunikasi antara komunikator dan komunikan dengan menggunakan media telepon.

Karena media tersebut adalah media audio, maka terang saja, wajah dan ekspresi si penelpon tidak dapat kita lihat. Nah untuk memberikan citra yang baik tidak hanya bagi Self Image tapi juga bagi Corporate Image, ketika berbicara di telepon mesti diiringi dengan "smiling voice", supaya orang yang diajak berbicara merasa senang dan dihargai.

• Pemakaian kata dan kalimat magic dalam bertelepon

Pada saat menelpon atau menerima telpon, buatlah percakapan dengan ucapan salam, dan memberikan identitas diri atau instansi.
Contoh : Selamat Siang, Uni Djan Training dengan Linda disini, ada yang bisa kami bantu?
Hal ini penting sekali, untuk menghindari tanya jawab yang menghabiskan waktu. Intinya dalam bertelepon hendaklah menggunakan waktu dan kata-kata yang efektif dan efesien, dan informasi dari si penelpon dan yang menjawab telpon harus lebih dulu diberikan, sebelum masuk kepada topik pembicaraan, khususnya untuk telpon kantor.
Bagi beberapa kantor ada yang memberikan waktu dalam berkomunikasi dengan klien ataupun nasabah. Bahkan penanganan komplain dibatasi dengan kadang-kadang 10 menit untuk menyelesaikan masalah yang tepat jawaban, karena penggunaan telon yang lama, disamping membuthkan biaya yang mahal, juga dapat membatasi konsumen lain yang juga membutuhkan informasi.
Disamping itu kata2 magic yang membuat si penelpon menjadi senang dapat anda tutup dengan kalimat; " Baik ...kapan2 telpon lagi ya?
Terimakasih sudah mau menelpon kami?
OK..kita tunggu kabar selanjutnya ya..?" dll

• Etiket bertelepon secara umum

 Walau dalam komunikasi menggunakan telpon adalah hak setiap orang, namun harus disadari juga etikanya.
misalnya kalau menelpon tidak boleh keras2 yang dapat mengganggu orang lain. Bahkan ketika anda berbicara dengan teman akrab sebaiknya tidak menggunakan kata2 yang menyebalkan bagi orang lain, atau anda harus menjauh dari orang lain agar kata2 anda jelas sehingga tidak perlu berbicara keras2.

• Etiket bertelepon secara khusus

Ketika ada telpon yang masuk saat anda berbicara dengan orang lain, sebaiknya anda meminta izin dulu dengan lawan bicara, kalau anda mau mengangkat telpon tersebut, dengan ucapan :" Maaf buk, sebentar ya..saya angkat dulu?
dan anda bisa menjawab telpon tersebut dengan segera sambil berkata : "........ya..Pak, mohon maaf saat ini saya sedang meeting, nanti saya hubungi lagi ya..?" atau ".............OK.. nanti kita sambung lagi ya.."

• Pemakaian kode eja

Dalam bertelepon terkadang banyak faktor yang mempengaruhi sehingga apa yang disampikan tidak pas, contoh saat kita menyebutkan nama misalnya : nama Susie dengan Susy atau bahkan Susi  saja, harus jelas sampai ke penerima telpon. Untuk itu anda bisa memberikan kode eja yang umum seperti :  Alfa untuk A,  atau Bravo / beta untuk B dsb

• Tempat2 yang tidak boleh bertelepon 

Di atas pesawat (wajib mati)
Pada saat sedang rapat
Sedang kuliah/ belajar
Rumah ibadah
Pustaka
Rumah duka
Ruang ICU
dll

• Tips dan saran dalam bertelepon (Kesimpulan)

Gunakan telpon seefektif mungkin (kantor)

Gunakan  magic words dan smiling voice serta penutup yang baik (sda)

Hati2 terhadap penipuan di telpon  (kasus meminta uang muka untuk keluarga anda yang sedang kecelakaan)dll

Jika anda berjanji untuk menelpon kembali, silakan anda hubungi lagi setelah urusan anda selesai

Tanggapi setiap telpon dengan bijaksana (telpon iseng di kantor atau HP anda)

Latih diri anda untuk care dengan lingkungan sekitar saat menelpon.

• Penutup

............
Demikianlah pemirsa, semoga banyak memberikan manfaat bagi kita semua.
Jangan lupa untuk terus menyaksikan Citra Diri setiap hari Jumat, pukul 11.00-12.00 hanya di BiTV
Dan Rerun pukul 18.30 - 19.30 minggu depannya.
......................Selamat siang dan sampai jumpa...........Wassalamu'alaikum ww